1. Tanggung Jawab Sumber Daya Manusia
Tanggung
jawab atas aktivitas manajemen SDM berada di pundak masing-masing manajer. Bila
manajer di seluruh perusahaan tidak menerima tanggung jawab ini, maka aktivitas
SDM bisa jadi hanya dilakukan sebagian atau bahkan tidak sama sekali. Bahkan
ketika departemen SDM dibentuk dalam perusahaan, maka kalangan manajer operasional
dan pakar SDM memiliki tanggung jawab ganda atas kinerja karyawan. Peran
pemimpin terlihat dalam proses perencanaan, penyeleksian, pengintegrasian,
pelatihan, pengembangan, penilaian kinerja, pemberian kompensasi, dan
aktivitas-aktivitas SDM lainnya., meskipun bisa jadi keseluruhannya dibantu
oleh pakar-pakar bidang SDM. Ketika kalangan manajer mendapati bahwa pekerjaan
SDM benar-benar merusak tugas atau kewajiban lain mereka, pekerjaan tersebut
dapat dilimpahkan kembali ke apra karyawan lain atau pada departemen khusus
yang menangani persoalan-persoalan SDM. Proses pengarahan orang-orang lan untuk
saling berbagi pekerjaan ini dikenal sebagai delegasi.
Delegasi
tidak mengurangi tanggung jawab manajer, aktivitas ini hanya memperkenalkan
manajer untuk saling berbagi tanggung jawab dengan pihak yang lain yang juga
bertanggung jawab. Misalnya seorang manajer bisa saja meminta kepada seorang
karyawan senior untuk melatih karyawan baru. Bila karyawan baru itu melakukan
kesalahan fatal dan karyawan yang sudah berpengalaman membiarkannya, maka
manajer tersebut bertanggung jawab atas persoalan yang terjadi. Sejalan
aktivitas SDM menjadi semakin kompleks dan boros waktu, maka kebutuhan kan
pemisahan departemen bisa menjadi sesuatu yang mendesak untuk dilakukan.
Berdasarkan
uraian diatas maka tujuan akhir yang ingin dicapai manajemen SDM pada dasarnya
adalah:
• Peningkatan efisiensi
• Peningkatan efektivitas
• Peningkatan produktivitas
• Rendahnya tingkat perpindahan pegawai
• Rendahnya tingkat absensi
• Tingginya kepuasan kerja karyawan
• Tingginya kualitas pelayanan
• Rendahnya komplain dari pelanggan
• Meningkatnya
bisnis perusahaan
Untuk
mencapai tujuan akhir tersebut secara bertahap perlu dicapai tujuan-tujuan
perantara yaitu diperolehnya:
• SDM yang memenuhi syarat dan dapat
menyesuaikan diri dengan perusahaan melalui:
1. Perencanaan sumber daya manusia
2. Rekrutmen
3. Seleksi
4. Induksi
• SDM yang memenuhi syarat dengan
keterampilan, keahlian dan pengetahuan yang sesuai dengan perkembangan melalui:
1. Pelatihan dan pengembangan
2. Pengembangan karier
• SDM yang memenuhi syarat bersedia
bekerja sebaik mungkin melalui:
1. Motivasi
2. Penilaian karya
3. Pemberian “hadiah” dan “hukuman”
• SDM yang memenuhi syarat yang
berdedikasi terhadap perusahaan yang laus terhadap pekerjaannya melalui:
1. Kesejahteraan (kompensasi)
2. Lingkungan kerja yang sehat dan aman
3. Hubungan
industrial yang baik.
2. Kegiatan dalam Perencanaan Sumber Daya Manusia
Keputusan
untuk menentukan jumlah dan kualitas sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk
mengisi kekosongan pekerjaan dalam suatu perusahaan akan melibatkan berbagai
kegiatan. Setiap kegiatan akan mempunyai keterkaitan antar individu atau
kelompok untuk mencapai hasil yang efektif dalam perencanaan sumber daya
manusia. Analisis pekerjaan merupakan dasar dalam menentukan kebutuhan atau
permintaan sumber daya manusia di masa depan. Atas dasar itu profesional sumber
daya manusia akan melakukan peramalan ketersediaan atau disebut penawaran
sumber daya manusia pada beberapa tahun kedepan.
Penarikan
atas seluruh sumber daya manusia yang ada di pasar dilakukan bila jumlah
kebutuhan sama dengan tersedianya calon pekerja di pasar sumber daya manusia.
Namun, dapat dilihat pada kenyataanya tidak selalu terdapat kesesuaian atara
kebutuhan (permintaan) dengan ketersediaan (penawaran) di pasar sumber daya
manusia. Perekrutan dapat dilakukan pada pasar sumber daya manusia baik yang
bersumber dari dalam perusahaan maupun dari luar perusahaan. Tersedianya sumber
daya manusia dari luar perusahaan dilakukan oleh laju pertumbuhan penduduk dan
maju mundurnya industri pada tingkat daerah atau nasional. Makin tinggi laju
pertubuhan penduduk akan terdapat kebebasan perusahaan untuk memilih sumber
daya manusia yang berkualitas sesuai kebutuhan perusahaan. Disisi lain pesatnya
pertumbuhan industri akan membutuhkan sumber daya manusia dalam jumlah yang
sangat besar. Keadan ini akan menimbulkan ketersediaan di pasar sumber daya
manusia yang sangat sedikit.
3. Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia
Kegiatan paling pokok dalam
perencanaan sumber daya mamusia adalah melakukan peramalan akan kebutuhan dan
ketersediaan sumber daya manusia dimasa yang akan datang. Kesalahan dalam
kegiatan tersebut akan menimbulkan kesulitan dalam melakukan kegiatan-kegiatan
sumber daya manusia lainnya. Seperti perekrutan dan seleksi, pengembangan,
kompensasi, dan kegiatan-kegiatan yang lainnya. Perencanaan sumber daya manusia
dapat dilakukan melaluli langkah-langkah berikut ini :
Langkah 1. Identifikasi kegiatan perusahaan
Langkah
pertama, mempelajari dan memahami segala aspek dalam lingkungan organisasi.
Berbagai tantangan yang mungkin terjadi dari lingkungan perusahaan dapat
mempengaruhi kegiatan produksi. Keadaan ini akan menghambat dan mempersulit
dalam meramalkan kebutuhan sumber daya manusia. Sebagai contoh, terhambatnya
memperoleh bahan dari supplier akan berpengaruh terhadap kegiatan produksi,
sehingga sulit menentukan jumlah kebutuhan sumber daya manusia di masa akan
datang.
Suatu
hal lain yang penting diperhatikan atas kegiatan perusahaan adalah struktur
organisasi. Berubahnya kegiatan perusahaan merupakan suatu pertimbangan dalam
menentukan struktur organisasi. Berkembangnya kegiatan organisasi akan
memungkinkan perluasan struktur akibat bertambahnya bentuk dan jenis pekerjaan.
Kemungkinan lain, semakin sedikitnya aktifitas organisasi mengakibatkan jumlah
sumber daya manusia terlalu banyak. Keadaan ini akan memungkinkan
dilaksanakannya kebijakan perampingan sumber daya manusia.
Langkah 2. Implikasi perencanaan sumber daya manusia
Sasaran
pada tahap ini adalah mengembangkan pemahaman atas informasi untuk dapat
menetapkan kebutuhan dan ketersediaan sumber daya manusia di masa akan datang.
Kebutuhan akan sumber daya manusia dapat ditentukan melalui jumlah pekerjan,
kemudian setiap pekerjaan membutuhkan jumlah tenaga kerja. Berdasarkan
keterangan itu akan dapat diramalkan kebutuhan sumber daya manusia pada suatu
periode tertentu di masa akan datang. Peramalan kebutuhan sumber daya manusia
akan melibatkan berbagai metode yang terkait dengan perencanaan sumber daya
manusia, di mana didalamnya tidak ada angkayang absolut atau pasti. Berbagai
faktor sebagai pertimbangan yang sangat perlu diperhatikan dalam perencanaan
sumber daya manusiaberkaitan dengan jumlah yang pensiun, cuti kerja atau
berhenti kerja setiap tahunnya. Kekurangan atas jumlah yang dibutuhkan akan
terjadi bila faktor-faktor tersebut tidak dilibatkan dalam perhitungan.
Faktor-faktor penting lainnya kondisi ekonomi, teknologi, politik dan hukum,
globalisasi sosial dan budayaakan menyulitkan perhitungan bila tidak
diperhatikan secara cermat.
Meramalkan
ketersediaan sumber daya manusia dapat menggunakan informasi yang bersumber
dari dalam dan luar perusahaan. Umumnya, perusahaan mengutamakan menggunakan
informasi yang bersumber dari dalam perusahaan. Peramalan ketersediaan sumber
daya manusia dapat dilakukan atas dasar lajunya perkembangan penduduk. Lajunya
pertumbuhan penduduk yang tinggi akan terdapat ketersediaan sumber daya manusia
yang tinggi pula.
Langkah 3. Pengembangan dan tujuan sasaran sumber daya manusia
Setelah
dapat diketahui keadaan kebutuhan dan ketersediaan sumber daya manusia di masa
yang akan datang, pada langkah ini dilakukan interpretasi atas informasi dan
menggunakanya untuk menetapkan prioritas, sasaran, dan tujuan. Dalam jangka
pendek, kegiatan mengarah pada pencapaian tujuanorganisasi dalam sumber daya
manusia. Contoh pencapaian tujuan dalam jangka pendek meliputi meningkatka daya
tarik perusahaan dan jumlah pelamar. Upaya yang dilakukan di sini adalah
memperbaiki persyaratan karyawan baru, memperbaiki administrasi kompensasi, dan
mendorong karyawan baru untuk meningkatkan prestasi kerja.
Dalam
jangka panjang, sasaran yang ingin dicapai perusahaan berkaitan dengan kualitas
sumber daya manusia. Perbedaan sasaran jangka pendek dan jangka panjang
terlihat pada perbedaan tugas yang dilakukan untuk mencapai sasarannya. Sasaran
jangka pendek meliputi tugas-tugas untuk menarik, menilai, dan mengaskan sumber
daya manusia pada pekerjaan tertentu.untuk sasaran jangka panjang adalah
menyesuaikan kembali keterampilan yang harus dimiliki setiap karyawan,
perilaku, sikap, dan menyesuaikan pengetahuan dan kemampuan karyawan dengan
persyaratan pekerjaan.
Langkah 4. Perencanaan, pelaksanaan kegiatan dan program sumber daya manusia
Pada
tahap ini akan dibahas cara agar sasaran itu mudah dicapai. Berbagai aktifitas
bisa dilakukan agar peramalan kebutuhan dan ketersediaan sumber daya manusia
dapat diketahui. Sejumlah program, jebijakan dapat dilakukan agar tujuan itu
dapat tercapai. Termasuk di sini adalah sejumlah tawaran dilakukan untuk
menarik minat pelamar. Disisi lain, kebijakan perampingan dan pemberhentian
sementara akan dilakukan jika terdapat kelebihan sumber daya manusia.
Langkah 5. Evaluasi
Mengadakan
evaluasi untuk mengetahui apakah program telah berhasil dilaksanakan apakah
masih membutukanperbaiakn-perbaikan. Kebijakan-kebijakan yang telah
dilaksanakan akan memberikan hasil atau membutuhkan pengkajian ulang. Sebagai
contoh, kebijakan perampingan akan dapat menimbulkan masalah spikologi sumber
daya manusia yang ajan menimbulkan srtes kerja yang berdampak pada menurunnya
produktiviatas bekerja. Evaluasi dan kebijakan program sumber daya manusia
sangat penting untuk menentukan keefektifan perencanaan sumber daya manusia.
Tanpa dilakukan evaluasi program, proses perbaikan akan berjalan dengan lambat.
4. Peramalan Kebutuhan Sumber Daya Manusia
Dalam
pengembangannya, organisasi akan membutuhkan sumber daya manusia yang sesuai,
baik jumlah maupun kualitasnya. Peramalan kebutuhan sumber daya manusia akan
membantu manajer dalam menentukan jumlah dan jenis kebutuhan tenaga kerja di
masa yang akan datang. Hasilnya akan dijadikan dasar untuk penarikan karyawan
baru. Karyawan yang berlebihan akan dapat membuat sebagian karyawan tidak
optimal dalam bekerja. Hal ini akan menimbulkan pemborosan biaya karena harus
membayar gaji atau upah atas kelebihan jumlah sumber daya manusi, demikian
sebaliknya, jumlah karyawan yang terlalu sedikit atau tidak mencukupi akan
berakibat pada pekerjaan tidak selesai sesuai dengan keinginan. Atas dasar ini,
penarikan dilakukan sesuai dengan sumber daya manusia. Aspek lain, karyawan
baru yang akan ditarik harus juga sesuai dengan kualitas yang dibutuhkan. Jenis
sumber daya manusia yang dimilki perusahaan akan menentukan hasil pekerjaan,
sehingga akan berpengaruh pada produktivitas perusahaan. Tentu sumber daya
manusia yang berkualitas akan membedakan suatu perusahaan dengan perusahan
pesaingnya.
Suatu
persoalan yang menjadi pertimbangan dalam perencanaan sumber daya manusia di
sini : apakah tersedia sejumlah dan kualitas yang sesuai dengan kebbutuhan di
pasar sumber daya manusia. Tentu kalu tersedia, kegiatan berikutnya akan
dilaksanakan perekrutan sebanyak dan sesuai dengan kualitas yang dibutuhkan.
Suatu strategi yang mungkin diperhatiakan untuk memperoleh sumber daya manusia
yang efektif adalah menentukan metode penarikan dan seleksi yang tepat.
Persoalan yang lebih sulit dihadapi perusahaan jika tidak tersedia jumlah yang
cukup dan tidak sesuai dengan kualitas sumber daya manusia yang dibutuhkan di
pasar. Suatu tindakan yang mungkin dilakukan adalah melalui kerja sama dengan lembaga-lembaga
pendidikan yang dipercaya dapat menyediakan sumber daya manusia sesuai dengan
kebutuhan. Perusahaan dapat mendirikan sebuah sekolah atau universutas untuk
memecahkan persoalan yang demikian. Kedua cara yang baru saja dijelaskan
mungkin lebih menguntungkan dari segi ekonomi bila dengan merekrutnya dari luar
daerah bahkan ke negara lain sebagai penyedia sumber daya manusia.
5. Metode-Metode Meramalkan Kebutuhan Sumber Daya Manusia
Metode
atau Teknik peramalan (forecasting) merupakan instrumen suatu
perencanaan.Handoko (1994) menyatakan upaya untuk memperkirakan kebutuhan SDM
dimasamendatang dapat dilakukan dengan teknik forecasting.
Beberapa
metode atau teknik forecasting yang dapat digunakan dalam melakukanperamalan
berkaitan dengan penyusunan perencanaan SDM, seperti :
a. Teknik delphi
Teknik
ini menggunakan keahlian sekelompok orang (biasanya manajer). Para perencana di departemen SDM dalam hal ini berfungsi sebagai
penengah,menyimpulkan berbagai pendapat dan melaporkan kesimpulan-kesimpulan daripendapat-pendapat
sekelompok orang tersebut kepada para ahli. Laporan inikemudian dikaji ulang
dengan cara mensurvei ulang. Kegiatan-kegiatan ini diulangsampai para ahli
mencapai consensus (biasanya empat sampai lima kali survei sudahcukup).
b. Ekstrapolasi
Teknik
ekstrapolasi ini mendasarkan diri pada tingkat perubahan ataukecenderungan pada
masa lalu untuk membuat proyeksi dimasa yang akan datang.Penggunaan teknik
ekstrapolasi berangkat dari pemikiran bahwa kehidupanorganisasi merupakan suatu
yang berulang (kontinum). Teknik ini akan mempunyaikeabsahan (Validitasi) yang
tinggi bila menggunakan asumsi Cateris Paribus.Artinya faktor-faktor lain
diasumsikan tidak berubah merupakan kelemahan dariteknik ini. Pada kenyataannya
kondisi atau lingkungan selalu berubah. Dengandemikian teknik ini hanya dapat
digunakan untuk perencanaan SDM jangka pendek.Sedangkan perencanaan SDM jangka
panjang, teknik ini tidak berlaku.Contoh teknik ekstrapolasi : Bila rata-rata
dua karyawan diterima setiap bulandibagian produksi selama dua tahun yang lalu,
maka berarti ada 24 karyawan yangakan diterima oleh bagian produksi untuk satu
tahun mendatang. Asumsi teknik iniadalah, penyebab permintaan sama dari waktu
ke waktu.
c. Indeksasi
Indeksasi
adalah teknik estimasi kebutuhan SDM di masa yang akan datangdengan menandai
tingkat perkembangan karyawan dengan indeks. Teknik indeksasiberangkat dari
asumsi bahwa faktor-faktor yang mempengaruhi permintaan atastenaga kerja baik
yang bersifat eksternal maupun internal berada pada kondisikonstan. Sebagaimana
halnya dengan teknik ekstrapolasi, teknik ini juga hanyaberguna untuk
perencanaan jangka panjang.Contoh klasik teknik ini : rasio antara karyawan
produksi dengan hasilpenjualan. Sebagai contoh, para perencana bisa
menyimpulkan bahwa setiap sepuluhjuta rupiah kenaikan penjualan, departemen
produksi memerlukan satu tambahankaryawan baru. teknik ini mengasumsikan
penyebab-penyebab permintaan tetapsama dari waktu ke waktu.
d. Analisis statistik
Berbeda
dengan teknik ekstrapolasi dan taknik indeksasi, teknik inidigunakan untuk
perencanaan SDM jangka panjang. Teknik ini lebih rumit dariindeksasi maupun
ekstrapolasi, namun hasilnya lebih akurat untuk jangka panjangkarena teknik ini
mempertimbangkan perubahan bergesarnya tuntutan terhadapkebutuhan SDM. Analisis
statistik yang dikenal umum adalah regresi dan korelasi.
Sumber :
1.
Wilson Bangun.
2012.Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta. Penerbit Erlangga
2. Tris Susanti Dewi. 28
Januari 2013.Tanggung Jawab Aktivitas Manajemen SDM. http://www.hrcentro.com/artikel/Tanggung_Jawab_Aktivitas_Manajemen_SDM__130128.html
3.
Lilis Solehat.
Perncanaan Sumber Daya Manusia. https://lilissolehat.files.wordpress.com/2011/02/proses-perencanaan-sdm.pdf
